Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Amt Breitenburg bereitet sich auf Digitalisierung vor
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis zum 31. Dezember 2022 alle Verwaltungsleistungen, flächendeckend über Online-Verwaltungsportale anzubieten.
Die vom Gesetzgeber geschaffenen Standards für die Verwaltungen der Zukunft (z.B. eGovernment und OZG) zwingen die Kommunalverwaltungen dazu, ihre herkömmlichen Arbeitsweisen zu überdenken und anzupassen. Nur durch den Einsatz moderner Informationstechnik können die Kommunalverwaltungen ihre aktuellen und zukünftigen Aufgaben und Anforderungen gesetzeskonform und effizient erfüllen.
Erste Schritte in diesem Bereich hat das Amt Breitenburg bereits mit der Einführung eines Ratsinformationssystems unternommen und den papierlosen Sitzungsdienst eingeführt.
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Das DMS ist eine Basistechnologie zur Schaffung einer rechtssicheren, elektronischen (Langzeit)Ablage und Aktenführung. Das DMS stellt die für die tägliche Vorgangs- und Fallbearbeitung notwendigen Informationen über elektronische Aktenordner bereit.
Ein positiver Effekt für Bürger und Verwaltung ist aber nur dann zu erwarten, wenn Dienstleistungen, die online beantragt wurden, auch digital innerhalb der Verwaltung weiterverarbeitet werden. Die Einführung eines DMS ist dafür eine zentrale Komponente.
Das Amt Breitenburg beabsichtigt deshalb,
- die elektronische Akte einzuführen,
- dies mit einem anzuschaffenden Dokumenten-Management-System (DMS) zu unterstützen,
- für die vom Bund und Land Schleswig-Holstein umzusetzenden Maßnahmen im Rahmen des OZG, des EgovG und des EgovG SH vorbereitet zu sein sowie
- der Bezeichnung „papierloses Büro“ weitgehend zu entsprechen.
Ein entsprechender Beschluss wurde in der Sitzung des Amtsausschusses des Amtes Breitenburg am 25.02.2021 gefasst.
